Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej (art. 9 ust. 1 PZP). Dodatkowo, postępowanie takie prowadzi się w języku polskim (art. 9 ust. 2 PZP).
Obowiązek tłumaczenia na język polski
Zasadą jest wykorzystywanie i posługiwanie się w postępowaniu językiem polskim. Jednak nie oznacza to, że oferty, które Wykonawcy składają w toku postępowania muszą być sporządzone tylko w języku polskim i nie mogą zawierać wyrazów obcych (KIO 227/13).
Tłumaczenie dokumentu, który Wykonawca składa wraz z ofertą musi być pełne tzn. odzwierciedlać całą treść zawartą w danym dokumencie (KIO 1041/11). Dopuszcza się jednak wyjątki od zasady stosowania języka polskiego np. w zakresie nazw własnych, zwyczajowo stosowanej terminologii technicznej lub naukowej, znaków towarowych czy nazw handlowych (KIO 615/11).
Brak języka polskiego – błąd merytoryczny czy formalny?
Poza pewnymi wyjątkami – o czym za chwilę – językiem postępowania jest język polski. Jak jednak należy potraktować Wykonawcę, który złożył dokument w języki obcym bez tłumaczenia? Jak zakwalifikować taki błąd?
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej (KIO 599/13) brak w ofercie uzupełnienia dokumentu przedmiotowego w polskiej wersji językowej (brak tłumaczenia) kwalifikuje się stwierdzeniem, że Wykonawca nie wykazał spełniania wymogów merytorycznych oferty opisanych w treści SIWZ. W konsekwencji oferta taka winna zostać odrzucona na podst. art. 89 ust. 1 pkt 2 PZP, w związku z uznaniem jej za niezgodną z treścią SIWZ.
„Nie można zgodzić się z twierdzeniem, że brak tłumaczenia dokumentu na język polski należałoby potraktować jako brak formalny, a nie merytoryczny” (KIO 599/13)
Przypadki uzasadniające język inny niż polski
Zgodnie z art. 9 ust. 3 PZP w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
Przede wszystkim zwracam uwagę, że możliwość dopuszczenia języka innego niż polski jest uprawnieniem a nie obowiązkiem Zamawiającego. Jest to zależne tylko od jego woli.
Wprawdzie w doktrynie przyjęło się, że wyrażenie takiej zgody powinno następować już w ogłoszeniu lub zaproszeniu do udziału w postępowaniu, jednakże z literalnego brzmienia przepisu art. 9 ust. 3 PZP taka okoliczność nie wynika, nie wynika również termin, kiedy taka zgoda ma być udzielona (KIO 1773/11).
„Nie ma zastosowania art. 9 ust. 3 PZP gdy Zamawiający nie wyraża zgody na dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczeń, ofert oraz innych dokumentów w innym języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym.” (UZP/ZO/0-751/05)
Podsumowanie
Warto mieć na uwadze orzeczenie Izby w sprawie KIO 940/12. Zgodnie z nim przepis art. 9 ust. 3 PZP odnosi się jedynie do prowadzonego przez Zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia, zaś postępowanie przed Izbą regulują w szczególności inne przepisy. W ocenie Izby strona powołująca się na sporządzone w języku obcym dokumenty, zobowiązana jest złożyć Izbie ich tłumaczenie. Zgoda Zamawiającego wyrażona na podstawie art. 9 ust. 3 PZP nie rozciąga się na postępowanie odwoławcze toczące się przed Izbą.
Co ważne, Zamawiający może także dokonywać innych czynności w języku innym niż polski np. prowadzić dialog (art. 9 ust. 4 PZP).
