Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U.2017.1320) weszło w życie 12 lipca 2017 r.

Podstawą wydania rozporządzenia ustawa PZP

Rozporządzenie z 27 czerwca 2017 r. zostało wydane na podst. art. 10g PZP, który stanowi, że Prezes Rady Ministrów określi w drodze rozporządzenia:

• wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
• sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz sposób i tryb ich przekazywania, udostępniania i usuwania.

Określając powyższe parametry i procedury, Prezes rady Ministrów musi uwzględnić konieczność zapewnienia konkurencji oraz sprawności postępowania, otwartego dostępu Wykonawców do postępowania oraz bezpieczeństwa przetwarzanych danych.

Jakie obowiązki ma Zamawiający?

Jak stanowi § 2 ust. 1 Rozporządzenia, środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie się komunikował z Wykonawcami w danym postępowaniu, wskazuje on w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia.

Dodatkowo, Zamawiający wskazuje wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu.

Co ważne, użycie środków komunikacji elektronicznej do kontaktu z Zamawiającym może być uzależnione od uprzedniej akceptacji przez Wykonawcę regulaminu korzystania z serwisu udostępnianego przez Zamawiającego (§ 2 ust. 2).

Minimalne wymagania dla środków komunikacji

Rozporządzenie zawiera wytyczne, wskazujące jakie minimalne właściwości muszą posiadać środki komunikacji elektronicznej wykorzystywane w postępowaniu. Zgodnie z § 3 ust. 1 przekazanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, winno być dokonane za pomocą środków, które m.in. pozwalają na:

• identyfikację podmiotów przekazujących oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
• ochronę przed dostępem do treści ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia.

Warto wskazać, że w myśl § 3 ust. 3 użycie przez Zamawiającego środków komunikacji elektronicznej wymaga udostępnienia zainteresowanym Wykonawcom informacji na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych.

Jak należy stosować Rozporządzenie?

Przepisów Rozporządzenia nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie Rozporządzenia.

Uwaga! Do postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez innych Zamawiających niż centralny, wszczętych od dnia wejścia w życie Rozporządzenia do 17 października 2018 r., przepisów niniejszego rozporządzenia nie stosuje się. Wyjątkiem są przepisy dotyczące składania oświadczenia, o którym mowa w art. 25a PZP, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, które stosuje się od 18 kwietnia 2018 r. Rozporządzenie w całości obowiązuje zatem od 18 października 2018 r.