Od 18 października 2018 r. przedsiębiorcy startujący w największych przetargach składają wyłącznie oferty w formie elektronicznej.
Z wyroku KIO z 4 stycznia 2019 r. (KIO 2611/18) wynika, że zeskanowanie podpisanej papierowej oferty, opatrzenie jej podpisem elektronicznym i przesłanie e-mailem nie spełnia wymogów formalnych oferty elektronicznej i jest niedopuszczalne.
W rozpatrywanej przez KIO sprawie Wykonawca zeskanował papierowy formularz ofertowy wraz z własnoręcznym podpisem. Następnie utworzył plik w formacie PDF, który podpisał kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki dokument przesłał Zamawiającemu za pośrednictwem wskazanej platformy zakupowej.
W związku z powyższym Zamawiający odrzucił ofertę, jako sporządzoną niezgodnie z przepisami. Uznał ją za kopię oferty poświadczoną za zgodność z oryginałem za pomocą e-podpisu. Krajowa Izba Odwoławcza potwierdziła stanowisko Zamawiającego i uznała, że złożono cyfrową kopię oferty a nie jej oryginał.
Zgodnie z art. 10a ust. 5 PZP oferty sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W ocenie KIO, do zachowania prawidłowej formy oferty nie wystarcza opatrzenie dokumentu w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ustawodawca wyraźnie wskazał także, że istotne jest, aby oferta została sporządzona w postaci elektronicznej, co należy odróżnić od samego złożenia dokumentu w postaci elektronicznej. Zdaniem izby pojęcie sporządzenie należy utożsamiać z wytworzeniem, powstaniem oświadczenia. Istotna jest zatem także pierwotna postać oferty.
Kluczowym w tej sprawie jest fakt podpisania oferty przed jej zeskanowaniem, albowiem w takiej sytuacji podpisana oferta stała się pisemną zgodnie z art. 78 § 1 kodeksu cywilnego – „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”, a nie pozostała elektroniczną, co reguluje art. 78(1) § 1 kodeksu cywilnego „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”
Oceniam orzeczenie KIO jako prawidłowe, właśnie taka interpretacja jest zgodna z aktualnym stanem prawnym.
