Zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu Zamawiający jest zobowiązany wskazać potencjalnym Wykonawcom termin na złożenie oferty. Tego terminu należy bezwzględnie przestrzegać! Brak jest w prawie zamówień publicznych regulacji, która uprawniałaby Zamawiającego do otwarcia oferty złożonej po wyznaczonym terminie.
Otwarcie ofert momentem przełomowym!
Powyższe twierdzenie nie jest przesadą. Wskutek nieuprawnionego otwarcia ofert może dojść nawet do unieważnienia postępowania (więcej o tym przeczytasz tutaj).
Zawartość i treść ofert nie może być przekazana do wiadomości wcześniej niż termin ich otwarcia wyznaczony przez Zamawiającego w ogłoszeniu. Jak wskazuje prawo zamówień publicznych otwarcie ofert jest jawne i ma miejsce bezpośrednio po upływie terminu na ich składanie. Ustawa – w celu uniknięcia wątpliwości – precyzuje ponadto, że dniem otwarcia ofert jest dzień, w którym upływa termin na ich złożenie.
„Otwarcie ofert stanowi rodzaj kamienia milowego w postępowaniu, co do którego zachowane winny być warunki jawności i przejrzystości, tak aby wyniki podejmowanych w toku oceny ofert czynności nie budziły wątpliwości co do ich prawidłowości.” – KIO 2303/16
Wykonawca jest zobowiązany podać kwotę
Zamawiający jest zobowiązany przez ustawę do wskazania kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na realizację danego zamówienia. Musi to uczynić „bezpośrednio przed otwarciem ofert”. Ma to na celu uniemożliwienie Zamawiającemu nieuprawnionego unieważnienia postępowania na podstawie art. 94 ust. 1 pkt 4 PZP. Zgodnie z prawem, Zamawiający jest związany kwotą, którą podał przed otwarciem ofert (KIO 2804/13).
Jeśli okaże się, że żadna przedstawiona oferta nie spełnia warunku ceny, jaką przed otwarciem ofert przedstawił Zamawiający, może on unieważnić postępowanie na podstawie wspomnianego wyżej art. 94 ust. 1 pkt 4 PZP. W sytuacji, gdy Zamawiający nie działa w warunkach pilnej potrzeby nabycia przedmiotu zmówienia, nie jest on zobowiązany do skorzystania z każdej oferty dostępnej na rynku, w szczególności droższej od zamierzonego poziomu cenowego (KIO 1408/15). Oczywistym jest, że Zamawiający nie może zaakceptować oferty i podpisać umowy na którą go nie stać.
Jakie informacje Zamawiający musi podać otwierając oferty?
Prawo zamówień publicznych dokładnie wskazuje elementy ofert, które podczas ich otwarcia zobowiązany jest podać Zamawiający. Zgodnie z art. 86 ust. 4 PZP są to: i) nazwa oraz adresy Wykonawców, ii) cena oraz termin wykonania zamówienia, iii) okres gwarancji oraz iv) warunki płatności.
Co ważne, podanie ceny nie dotyczy jedynie ceny całkowitej. Obowiązek Zamawiającego w tej kwestii należy interpretować szeroko (KIO 98/15). W konsekwencji konieczne jest również podanie np. cen jednostkowych (KIO 77/14).
Zgodnie z wyrokiem KIO z 29 czerwca 2016 r. (KIO 1069/16), brak podania przez Zamawiającego którejkolwiek ze wskazanych wyżej informacji powoduje, że prowadzone postępowanie jest obarczone wadą, której nie można usunąć. Według Izby taki brak powoduje, że zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego nie jest możliwe.
Podsumowanie
Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, jest zobligowany do zamieszczenia na swojej stronie internetowej informacji, które zostały wskazane w art. 86 ust. 5 PZP. Zalicza się do nich m.in. podanie kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na dane zamówienie czy firm Wykonawców, którzy terminowo złożyli oferty.
