Już w tym roku wchodzi w życie obowiązek komunikacji Zamawiającego z Wykonawcami wyłącznie za pomocą środków elektronicznych. W odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez innych Zamawiających niż centralny termin ten to 18 października 2018 r., natomiast w przypadku jednolitego dokumentu zamówienia (JEDZ) – 18 kwietnia 2018 r. Terminy te zostały określone w art. 15 ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw z 22 czerwca 2016 r.

Prawo zamówień publicznych

Do ustawy Prawo zamówień publicznych został dodany Rozdział 2a – Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami. Jasno wskazano w nim, że komunikacja, a w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń (w tym oświadczenia JEDZ) odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

W art. 10a-10g PZP określono warunki komunikacji elektronicznej między Zamawiającym a Wykonawcami.

Wśród tych przepisów należy wyróżnić również wyjątki od stosowania środków komunikacji elektronicznej, szczegółowo wymienione w art. 10c PZP. Odstąpienie od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert możliwe jest m.in. w przypadku konieczności użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji.

Rozporządzenie ws. użycia środków komunikacji elektronicznej

Warunki wdrożenia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych.

Rozporządzenie wymaga, aby użycie środków komunikacji elektronicznej przy przekazywaniu ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym oświadczenia JEDZ, zapewniało co najmniej:

• spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu informatycznego (szczegóły w treści Rozporządzenia),
• identyfikację podmiotów przekazujących np. oferty, ustalenie czasu i daty odbioru ofert,
• ochronę przed dostępem do ich treści przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia.

Rozporządzenie określa wymogi techniczne, które muszą być wdrożone przez działy informatyczne u Zamawiających!

Wnioski

Należy pamiętać o terminach, do upływu których Zamawiający mają być przygotowani. To już 18 kwietnia 2018 r. w przypadku JEDZ i 18 października 2018 r. dla pozostałej dokumentacji.