Zamawiający jest uprawniony do powierzenia osobie trzeciej zarówno przygotowania jak i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Czy takie rozwiązanie jest potrzebne? Jakie wymogi muszą spełnić podmioty, aby takie zadanie mogło zostać im powierzone? Czy w każdej sprawie można zostać pełnomocnikiem Zamawiającego?

Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie

Naczelną zasadą zamówień publicznych jest osobiste przygotowywanie i przeprowadzanie postępowania przez Zamawiającego (art. 15 ust. 1 PZP). W związku z tym, to Zamawiający odpowiada za wszelką dokumentację powstałą na potrzeby postępowania oraz za treść dokumentów np. za informacje zawarte w SIWZ. To Zamawiający decyduje chociażby o terminach na składanie wyjaśnień (KIO 2403/13) oraz ustala kryteria, które będzie brał pod uwagę oceniając oferty złożone przez Wykonawców (KIO 1831/13).

Nawet powierzenie osobie trzeciej przygotowania postępowania nie zdejmuje odpowiedzialności z Zamawiającego (KIO/KD 70/15).

Powierzenie obowiązków osobie trzeciej

Zamawiającemu przysługuje prawo do zlecenia przygotowania i przeprowadzenia postępowania osobie trzeciej lub własnej jednostce organizacyjnej. Należy podkreślić, że nie jest to obowiązek Zamawiającego, a przysługujące mu uprawnienie. W przypadku takiego zlecenia, osoba trzecia działa jako pełnomocnik Zamawiającego.

Prawo Zamawiającego do ustanowienia swojego pełnomocnika podkreśla także Krajowa Izba Odwoławcza (KIO 815/12): „skoro z przepisu art. 15 ust. 2 PZP wynika uprawnienie do udzielenia pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności związanych z postępowaniem, to tym bardziej mocodawca uprawniony jest do udzielenia pełnomocnictwa zawierającego węższy zakres czynności.”

Pamiętać jednocześnie należy, że pełnomocnik działa w imieniu Zamawiającego. W konsekwencji, wszelkie podejmowane przez niego decyzje oraz składane w zakresie umocowania oświadczenia są wiążące dla Zamawiającego.

Możliwość zlecenia przygotowania i przeprowadzenia postępowania osobie trzeciej jest możliwe także w przypadku, gdy zamówienia udziela jednocześnie kilku Zamawiających (KIO 827/13; KIO 832/13).

Zamawiający gospodarzem postępowania

Zgodnie z ogólną zasadą zamówień publicznych to zamawiający jest gospodarzem postępowania (KIO/UZP 1794/10). W związku z tym według własnych potrzeb kreuje przedmiot zamówienia oraz istotne warunki postępowania.

Za rozsądne jednak trzeba uznać przyznanie Zamawiającemu prawa do ustanowienia pełnomocnika. Jest to tym bardziej trafne, że Zamawiający może nie posiadać odpowiedniej infrastruktury bądź personelu koniecznego do przygotowania lub przeprowadzenia postępowania. dla pozostałych stron postępowania ważne jest, że decyzje i zobowiązania podjęte przez pełnomocnika są wiążące dla Zamawiającego.