Dobre praktyki Zamawiającego – pozacenowe kryteria oceny ofert

Już w art. 2 PZP ustawodawca definiuje „najkorzystniejszą ofertę” jako ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, lub ofertę z najniższą ceną – w przypadku braku innych kryteriów.

Urząd Zamówień Publicznych wielokrotnie przekonywał, że pozacenowe kryteria oceny ofert stanowią dla Zamawiających źródło wielu korzyści. Pomimo większego nakładu pracy na przygotowanie postępowania, otrzymane w jego wyniku oferty mają wielką przewagę…

Zadbanie o jakość

W momencie, gdy jedynym kryterium oceny jest najniższa cena, oferta wybrana przez Zamawiającego będzie najtańsza z perspektywy wysokości wynagrodzenia. Obniżenie kosztów może się jednak znacząco odbić na jakości uzyskanego w ten sposób towaru lub usługi. Wykonawcy mają wiele możliwości minimalizacji oferowanych kosztów, korzystając chociażby z tańszych materiałów czy starszych technologicznie rozwiązań.

W efekcie końcowym, dla Zamawiającego nie jest to ekonomicznie opłacalne rozstrzygnięcie prowadzonego postępowania. Koszty związane z dodatkowymi wydatkami w przyszłości i mniejszymi możliwościami eksploatacyjnymi zamówionego dobra mogą szybko i znacząco przewyższyć zaoszczędzone na zamówieniu środki.

Racjonalizacja kryteriów oceny

Poza tym, przygotowanie dodatkowych kryteriów oceny oferty wymusza konieczność ich sprecyzowania. W procesie przygotowawczym, możliwie czasochłonnym, Zamawiający musi rozważyć i stwierdzić, co faktycznie przedstawia dla niego największą wartość oraz czego oczekuje od Wykonawców w kwestii cech szczególnych zamawianych dóbr.

Takie działanie eliminuje możliwość wystąpienia kosztów utopionych – w przypadku uzyskania dobra niespełniającego cech, na których nam zależało, ale o których Wykonawca nie wiedział. Przyczynia się także do racjonalizacji innych wydatków związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Można w tym dostrzec również korzyści dla Wykonawców, którzy otrzymują informację o tym, na czym powinni się skupić w swoich ofertach oraz pewność o ich obiektywnej ocenie.

Mniejsze ryzyko ofert identycznych

W końcu, określenie dodatkowych, pozacenowych kryteriów oceny ofert zmniejsza ryzyko otrzymania przez Zamawiającego dwóch (lub więcej) takich samych ofert, z których przecież powinien wybrać jedną.

Zwiększając ilość czynników oceny, zwiększamy jednocześnie ilość kombinacji, które z matematycznym prawdopodobieństwem możemy otrzymać. Najczęściej pozwala to Zamawiającemu na wykluczenie konieczności przeprowadzenia dodatkowych procedur, tym samym zaś na zaoszczędzenie zasobów, którymi dysponuje.