W celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, może on żądać w szczególności m.in. próbek. Ich autentyczność, na żądanie Zamawiającego, musi zostać poświadczona przez Wykonawcę.

Powyższe uprawnienie Zamawiającego wprost wynika z § 13 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Jaki cel ma przedkładanie przez Wykonawców próbki?

O tym jakie funkcje w postępowaniu o udzielenie zamówienia ma spełniać żądanie przez Zamawiającego próbki wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 27 marca 2018 r. (w sprawie o sygn. akt KIO 442/18).

W uzasadnieniu wyroku Izba wyraźnie wskazała, że żądanie próbki spełnia kilka funkcji:

• stanowi dookreślenie oferty umożliwiające potwierdzenie zgodności dostawy (na etapie realizacji umowy) z treścią zobowiązania zawartego w umowie i pierwotnie w ofercie,
• umożliwia weryfikację pożądanych przez Zamawiającego cech i właściwości użytkowych przedmiotu zamówienia,
• pozwala Zamawiającemu na identyfikację charakterystycznych cech produktu w postaci jego producenta, typu, badań i prób odnoszących się do oferowanego przedmiotu zamówienia w celu wyeliminowania sytuacji wprowadzenia do obrotu produktu, który nie spełnia wymagań określonych w powszechnie obowiązujących przepisach,
• pozwala na ocenę oferty pod kątem kryteriów pozacenowych, które nabrały w ostatnim czasie znaczenia.

Na co należy uważać żądając próbek od Wykonawców?

Warto, aby Zamawiający pamiętali, że ich prawo nie jest nieograniczone.

Jak bowiem orzekła KIO, aby prawo do żądania próbki nie wypaczyło przebiegu postępowania Zamawiający powinien opracować i udostępnić na etapie przygotowania dokumentacji postępowania scenariusz oceny próbek, celem zachowania zasad systemu zamówień publicznych.

„Opracowanie to powinno cechować się kilkoma podstawowymi elementami, tj. powinna być zachowana przejrzystość i jawność tego scenariusza, powtarzalność jego wyników oraz ich miarodajność.” (KIO 442/18)