Przechowywanie protokołu postępowania przez Zamawiającego
Jednym z obowiązków spoczywających na Zamawiającym po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest konieczność przechowywania protokołu oraz załączników z postępowania. Kwestia ta została uregulowana w art. 97 PZP.
Obowiązek Zamawiającego
Zgodnie z art. 97 ust. 1 PZP Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.
Ponadto, jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, Zamawiający przechowuje umowę przez cały czas trwania umowy.
Zatem, nie dość, że art. 97 PZP wskazuje termin, w trakcie którego Zamawiający jest zobowiązany przechowywać protokół wraz z załącznikami (4 lata), to jeszcze zobowiązuje go do takiego przechowywania, które zapewni nienaruszalność dokumentów.
Co ciekawe, w ocenie Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie (która 25 lutego 2015 r. wydała uchwałę w sprawie WK-613-80/14), przenoszenie dokumentów przetargowych pomiędzy "prowadzonymi", przechowywanymi już postępowaniami, stwarza zagrożenie braku gwarancji nienaruszalności dokumentów.
Zgodnie zaś z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 19 września 2016 r. (sygn. akt KIO 1294/16; KIO 1299/16), omyłki w formie - zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 PZP - nie wywołują żadnych skutków dla prawidłowości oferty. Ich poprawianie nie może więc być istotą przepisu.
„Ponadto poprawianie omyłek w formie oferty grozi złamaniem art. 97 ust. 1 PZP, nakazującym przestrzeganie nienaruszalności ofert jako załącznika do protokołu. W związku z tym poprawieniu winny ulegać wyłącznie omyłki w treści oferty polegające na niezgodności z SIWZ.” (KIO 1294/16; KIO 1299/16)
Kiedy Zamawiający zwraca części ofert?
Ustęp 2 analizowanego przepisu stanowi, że Zamawiający - na wniosek Wykonawców, których oferty nie zostały wybrane - zwraca złożone przez nich plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały.
Obowiązek zwrotu złożonych materiałów dotyczy Wykonawców, których oferty nie zostały wybrane przez Zamawiającego. Natomiast zwrot następuje tylko na wniosek Wykonawcy. Nie jest zatem obowiązkiem Zamawiającego wychodzenie z inicjatywą w tym zakresie.
Wymienione w art. 97 ust. 2 elementy ofert są tylko przykładami wskazanymi przez ustawodawcę. Umieszczone w przepisie wyrażenie „oraz inne podobne materiały”, jednoznacznie wskazuje, że katalog ten ma charakter otwarty i nie należy go traktować jako wyczerpujący.
Wnioski
Strony postępowania powinny zapamiętać, że obowiązki spoczywające na Zamawiającym dotyczą nienaruszalności protokołu i załączników oraz obowiązują co najmniej przez okres 4 lat.
Ponadto, zwrot m.in. próbek zależy od wniosku złożonego przez Wykonawcę.
