07.09.2021

Kiedy Zamawiający ma obowiązek sporządzenia raportu z zamówienia?

Nowe prawo zamówień publicznych nakłada na Zamawiających obowiązek sporządzenia raportu z realizacji zamówienia. Jednak nie każde postępowanie objęte jest tym obowiązkiem. Kiedy więc Zamawiający powinien sporządzić raport? I co musi zawierać taki dokument?

Kiedy można, a kiedy trzeba przygotować raport? 

Kwestię sporządzenia raportu opisuje art. 446 PZP. Zgodnie z ust. 1 tego artykułu, Zamawiający musi obowiązkowo przygotować raport oceniający realizację zamówienia gdy:

  • na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej,
  • na Wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej,
  • wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:
    • 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych - 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro,
    • 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych - 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro,
  • Zamawiający lub Wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.

Co ważne, prawo zamówień publicznych nie ogranicza Zamawiającego i ma on prawo sporządzenia raportu także w innych przypadkach niż wymienione wyżej. Jednak w sytuacjach wskazanych w art. 446 ust. 1 PZP Zamawiający ma obowiązek raportowania.

Co musi zawierać raport?

Ustawa wprost wskazuje, jakie informacje Zamawiający jest zobowiązany bezwzględnie zawrzeć w sporządzanym raporcie. Art. 446 ust. 3 PZP wyjaśnia, że raport powinien zawierać:

  • wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania Zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe,
  • wskazanie okoliczności, o których mowa w art. 446 ust. 1 PZP, oraz przyczyn ich wystąpienia (tj. jednej z okoliczności, która warunkuje sporządzenie raportu),
  • ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania,
  • wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych. 

Podsumowanie

Zamawiający jest ograniczony terminem, w jakim zobowiązany jest przygotować raport i nie ma w tym zakresie dowolności. Termin wynosi 1 miesiąc i jest liczony:

  • od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
  • od dnia rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.

Obowiązek nałożony na Zamawiającego jest bardzo konkretny a informacje wymagane przez prawo zamówień publicznych szczegółowe.

Podziel się artykułem