Nowe prawo zamówień publicznych nakłada na Zamawiających obowiązek sporządzenia raportu z realizacji zamówienia. Jednak nie każde postępowanie objęte jest tym obowiązkiem. Kiedy więc Zamawiający powinien sporządzić raport? I co musi zawierać taki dokument?
Kiedy można, a kiedy trzeba przygotować raport?
Kwestię sporządzenia raportu opisuje art. 446 PZP. Zgodnie z ust. 1 tego artykułu, Zamawiający musi obowiązkowo przygotować raport oceniający realizację zamówienia gdy:
- na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej,
- na Wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej,
- wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:
- 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych - 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro,
- 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych - 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro,
- Zamawiający lub Wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.
Co ważne, prawo zamówień publicznych nie ogranicza Zamawiającego i ma on prawo sporządzenia raportu także w innych przypadkach niż wymienione wyżej. Jednak w sytuacjach wskazanych w art. 446 ust. 1 PZP Zamawiający ma obowiązek raportowania.
Co musi zawierać raport?
Ustawa wprost wskazuje, jakie informacje Zamawiający jest zobowiązany bezwzględnie zawrzeć w sporządzanym raporcie. Art. 446 ust. 3 PZP wyjaśnia, że raport powinien zawierać:
- wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania Zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe,
- wskazanie okoliczności, o których mowa w art. 446 ust. 1 PZP, oraz przyczyn ich wystąpienia (tj. jednej z okoliczności, która warunkuje sporządzenie raportu),
- ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania,
- wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
Podsumowanie
Zamawiający jest ograniczony terminem, w jakim zobowiązany jest przygotować raport i nie ma w tym zakresie dowolności. Termin wynosi 1 miesiąc i jest liczony:
- od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
- od dnia rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.
Obowiązek nałożony na Zamawiającego jest bardzo konkretny a informacje wymagane przez prawo zamówień publicznych szczegółowe.
