Zgodnie z prawem zamówień publicznych złożona oferta musi być opatrzona podpisem osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli przez Wykonawcę. W wyroku z 9 kwietnia 2021 r. (KIO 527/21) Krajowa Izba Odwoławcza omawiała wymagania, jakie musi spełnić złożony na dokumentach podpis, aby mógł być uznanym za właściwy. Poznaj cztery cechy prawidłowo podpisanej oferty w zamówieniach publicznych.
1. Podpis własnoręczny
Przede wszystkim Izba wskazała, że do kwestii podpisu stosuje się przepisy prawa cywilnego oraz bardzo bogate orzecznictwo sądów. Zgodnie z nimi, właściwie jedynym wymaganiem wskazanym bezpośrednio w ustawie jest to, że podpis musi być złożony własnoręcznie.
2. Nie musi być wyraźny, ale to nie parafka
Nasuwającym się pytaniem jest jednak, jak ma wyglądać sam podpis? W przytoczonej sprawie Zamawiający twierdził, że podpis musi zawierać pełne imię oraz nazwisko zapisane w sposób czytelny. A to ze względu na fakt, że główną rolą podpisu jest możliwość udowodnienia, że został on złożony przez konkretną osobę.
Powołując się na orzecznictwo Sądu Najwyższego KIO podkreśliła, że podpis nie musi być wyraźny. Co więcej nie musi zawierać wszystkich liter składających się na imię i nazwisko osoby podpisującej się. Nie jest jednak podpisem parafka czyli podpisanie się inicjałami.
3. Zidentyfikowanie podpisującego się możliwe dzięki innym danym
Cel jaki ma podpis, czyli możność zidentyfikowania osoby go składającej, nie musi być realizowany wyłącznie w oparciu o sam podpis. Można posiłkować się innymi danymi zawartymi w dokumencie np. wpisaniem wprost danych osoby składającej podpis do umowy lub poprzez pieczęć zawierającą dane tej osoby.
4. Powtarzalność podpisu
Orzecznictwo kładzie nacisk na powtarzalność podpisu. Umożliwia to identyfikację osoby składającej podpis przez szerszy krąg osób, które w przeszłości mogły mieć do czynienia z podpisywanymi przez nią dokumentami.
Podsumowanie
Głównym celem podpisu jest identyfikacja osoby go składającej. Pomimo, że podpis na dokumencie nie musi być wyraźny i kompletny, musi pozwalać na identyfikację osoby. W tym celu ważna jest cecha powtarzalności podpisu.
Parafowanie dokumentów nie spełnia wymagań podpisu. Również z punktu widzenia prawa ma ono inny cel.
Cztery cechy prawidłowo podpisanej oferty w PZP
