Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego charakteryzują się wysokim poziomem konkurencyjności. Wszystkie kroki podejmowane przez Wykonawców służą do przekonania Zamawiającego, że ich oferta jest nie tylko korzystna, ale też lepsza od pozostałych. Przygotowując ofertę nie można jednak zapomnieć o jej podstawowym celu, czyli zaspokojeniu potrzeb Zamawiającego.

Przedstawiamy trzy wskazówki, na które warto zwrócić uwagę podczas formułowania oferty, aby uniknąć jej odrzucenia ze względu na niespełnienie oczekiwań Zamawiającego.

Trzymaj się postawionych wymagań

Do każdego ogłoszenia o zamówieniu publicznym Zamawiający dołącza Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ), które służą określeniu lub opisaniu warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań. Przygotowując ofertę należy sztywno trzymać się tych warunków! Pozwoli to uniknąć sytuacji odrzucenia tylko dlatego, że nasza oferta nie spełnia SWZ w części, która może nam nie wydawać się istotna dla całego Zamówienia.

Dodatkowo prawo zamówień publicznych przewiduje dla Wykonawców uprawnienie składania pytań do Zamawiającego, w celu wyjaśnienia wątpliwości w rozumieniu SWZ. Na takie zapytanie Zamawiający jest zobowiązany odpowiedzieć najpóźniej do 6 dnia przed terminem składania ofert. Jeśli zapytanie wpłynie po tym terminie Zamawiający może pozostawić je bez odpowiedzi. Mimo wszystko jest to narzędzie z którego warto korzystać.

Uzupełnij braki

Pomimo dołożenia ogromnej staranności w poprawne i klarowne sformułowanie oferty może się okazać, że Zamawiający ma wątpliwości co do jej treści. Dzieje się tak również wtedy, kiedy nasza oferta jest korzystna i Zamawiający chce się upewnić, że nie doszło do zaniżenia ceny.

Podobnie jak z SWZ, w przypadku udzielania wyjaśnień należy sztywno odpowiadać na wszystkie kwestie, co do których Zamawiający złożył zapytanie. Zgodnie z wyrokiem KIO sygnatura KIO 4/21 z 1 lutego 2021 r., w orzecznictwie przyjęło się, że prawo wezwania do wyjaśniania przysługuje tylko raz. Choć nie wynika to wprost z przepisów ustawy to ponowne wezwanie do złożenia wyjaśnień może być dopuszczalne, ale wyłącznie w przypadku, kiedy dotyczy ono innych okoliczności ewentualnie, kiedy pierwotne wezwanie było wadliwe, niepełne, nie wskazywało na dany błąd. Jednak w takiej sytuacji decyzja o ponownym wezwaniu należy wyłącznie do Zamawiającego. 

Zachowuj się jak profesjonalista

Ze względu na specyfikę zamówień publicznych i często wyśrubowane wymagania, jakie musi spełnić Wykonawca najczęściej w postępowaniu o udzielenie zamówienia mamy do czynienia z profesjonalistami. Nawiązuje do tego przytoczony wcześniej wyrok KIO (sygnatura KIO 4/21 z 1 lutego 2021), w którym Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że:

Należyta staranność określana przy uwzględnieniu zawodowego charakteru prowadzonej działalności gospodarczej uzasadnia zwiększone oczekiwanie co do umiejętności, wiedzy, skrupulatności i rzetelności składanych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów. (KIO 4/21)

Z tego względu biorąc udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie można liczyć na taryfę ulgową ze strony Zamawiającego. Nawet jeśli Zamawiający nie wytknie błędu, może to zrobić inny Wykonawca w postępowaniu Odwoławczym.

Wnioski

Na zakończenie jeszcze raz przyjrzyjmy się trzem wskazówkom, które pomogą nam prawidłowo sformułować ofertę i zwiększą nasze szanse na otrzymanie zamówienia publicznego:

1. W celu przygotowania najlepszej oferty sztywno trzymajmy się wymagań SWZ.

2. W razie wątpliwości korzystajmy z prawa do złożenia wniosku o wyjaśnienie do Zamawiającego. Na wniosek złożony w terminie Zamawiający musi udzielić odpowiedzi.

3. Na każdym etapie postępujmy jak profesjonaliści z zachowaniem należytej staranności.